惠州ISO文控專員招聘 文控管理流程

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第三章 文件材料的管理工作

  六、文件資料材料的收集：


  1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。

  2．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

  3．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

  七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

  1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。


  2．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

  2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

  2．2
部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術：JS；客服：KF；采購：CG；生產：SH；市場：SC；銷售：XS
；設備：SB；財務：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；研發(fā)技術中心：YJ；財務中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

  2．3 保密用Y表示，非密級則用N表示。

  2．4 密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP


  編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。

  3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

  4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。


  5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

  6．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

  7．每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。


  8．對文件資料的收進和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。


  9．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關規(guī)定進行鑒定銷毀。

  10．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料丟失。